総会の議長が作成し、議長および総会に出席した組合員2名の署名・押印が必要となります。(区分所有法第42条)
区分所有法では、総会は『管理組合の最高議決機関』という位置付けです。
総会の決議は、区分所有者に対して効力を及ぼすだけでなく、特定承継人や占有者に対しても、効力を有します。(法46条)
例えば、外壁補修・塗装工事に伴う負担金の決定が総会で決議されていれば、当然中古マンションの購入者である特定承継人も従わなくてはなりません。
また、占有者は、マンションの使用方法について、区分所有者と同一の義務を負います。そのため、総会議事録が正しく記載されていなくてはなりません。なお、議長は、通常、理事長が行います。
また、マンション管理会社に業務委託している場合は、管理会社のフロント担当者が議事録を作成します。
この場合は理事長は議事録の内容確認をして、間違いなければ、捺印することになります。