議事録の作成は必要です。
理事会運営方法などは、管理規約に定められます。理事会は、区分所有法に定められた機関ではありませんが、多くの管理組合では、複数の理事からなる規約上の機関として理事会を設置しています。
そして、理事会は、最高議決機関たる総会の意思決定の下に、執行機関である理事長が、管理組合の業務を執行するにあたっての意思決定を行う機関、いいかえれば、業務執行の具体的意思決定機関であります。
総会は、年1~2回しか開催されず、そこで決議される事項も自ずと重要または基本的な事項に限られるのが通常であるため、理事会の果たすべき役割は非常に大きいといえます。
理事会は規約上の機関ですから、会議の定足数、決議要件、議事録の作成などについても規約で定めておくことになります。
特定の管理事項は理事会の決議限りで行えることを規約上明記してある場合、その規定の定めが区分所有法の強行規定に反しない限り、当該事項に関する理事会の決議の効力は、区分所有者のみならずその特定承継人にも及ぶと解される場合もあり(区分所有法46条)、議事の経過の要領やその結果を記載した理事会の議事録を作成し、閲覧できるようにしておく必要があります。