チェックポイント22

あなたの住むマンションは大丈夫ですか?

 

管理組合運営状況に関してのチェックポイントです。

 

5つ以上当てはまれば、要注意です。

 

早めの対応が必要です。


①総会における議決権行使総数が3/4未満である

・管理規約改正、エレベータの新設、義務違反者に対する対応など特別決議事項は組合員総数・議決権総数の3/4以上の賛成が必要となります。

・出席者の過半数ではありません。

 

※議決権行使総数とは、総会出席者数、委任状提出者数、議決権行使書提出者数の合計です。


②理事会は年に数回しか開催していない

・理事会は毎月1回以上開催されるのが望ましいです。

・少なくとも2ヶ月に1回以上の開催は必要です。

・理事会役員の出席者が少なく、流会となることが多い


③住民(組合員・賃借人)は課題や問題点を把握していない

・組合員の無知・無関心が組合運営形骸化の元凶です。

・理事会での議事内容の広報をはじめとして、組合員や住民に課題・問題点を把握してもらうことの努力が組合運営の第一歩です。

・理事会議事録の全戸配布は必須と考えます。組合運営の透明化を図り、組合員からの信頼確保の第一歩です。

・管理会社担当者の議事録作成が遅く、全戸配布までに時間がかかりすぎている。

 


④役員の任期は1年で全役員が交替(改選)する

・業務の継続性の観点から役員の任期は2年が望ましく、役員の半数づつ交替(改選)するのが望ましいです。

 


⑤同じ人が理事長として長期間就任し理事会を運営している

・一部の組合員に負荷が偏り、独断先行となってしまうのも好ましくありません。


⑥ここ10年以上管理規約などの改正を行ったことがない

・法律変更をはじめ、社会環境の変化や、居住者構成の変化などがあります。

・現状に則した管理規約・使用細則がなければ、適切な対処が出来ない場合が発生します。適時に見直す必要があります。


⑦各種名簿が更新されていない

・組合員名簿、居住者名簿、要支援者名簿などが更新されていないと組合運営に支障を来たします。

・災害などで臨時総会を開催する時に連絡がとれない。

・災害時に支援活動が円滑に行えない。

・孤独死など事故発生時に連絡がとれない

・防災対策立案に支障が出る。

・毎年更新している管理組合もあります。


⑧ここ数年、防災訓練は行われていない

・万が一に備えて、地道に実施していくことが必要です。

・実際火災が発生して、住民による初期消火活動が適切に行われ、大事に至らなかったという事例もあります。

・より良いコミュニティ形成のための第一歩です。

 


⑨ここ数年、イベントなどは実施されていない

・様々なトラブル防止・対応のためにも、コミュニティ作りは大事です。

・より良いコミュニティ作りのためにもイベント実施も適時必要です。


⑩マナー違反者に対する対応が、すみやかに取られていない

・管理組合や管理会社が機能していないことの現れです。

・マナー違反が常態化してしまいます。早期の明確な対応が重要です。


⑪共用部分の小修繕対応が速やかに対応されていない

・管理組合や管理会社が機能していないことの現れです。

・資産価値が減少し、スラム化への第一歩ともなります。


⑫通帳と印鑑の保管者が同じ

・通帳と印鑑は別々に保管管理します。

・例えば、通帳は管理会社、印鑑は管理組合が保管管理します。

・また、キャッシュカードは発行しません。

・大手の管理会社でも、管理担当者による不正流用の事件が毎年発生し ています。

・組合役員による不正流用の事件も毎年発生しています。


⑬管理費会計と修繕積立金の区分経理があいまい

・管理費会計(一般会計)と修繕積立金会計の口座は別々に作成します。

・入出金は口座毎に別々に行います。

・収支報告書・貸借対照表は、管理費会計、修繕積立金会計と別々に作成します。 


⑭修繕積立金を取り崩して管理費会計に繰り入れたことがある

・分別管理をしっかりとやるべきです。修繕積立金が不足します。

・修繕積立金の取り崩し、予算の変更などは管理規約に従って、厳格に行われなければなりません。


⑮駐車場使用料収入が管理費会計に50%以上繰入れられている

・機械式駐車場の場合、駐車場使用料収入は、駐車場会計として別立てにして、将来の駐車場設備更新のために積み立てて置くのが望ましいです。

・少なくとも駐車場使用料収入の50%以上は、管理費会計ではなく、修繕積立金会計に繰入するのが望ましいです。


⑯機械式駐車場の空きが、20%以上となっている

・駐車場使用料収入の大幅減収です。

・機械式駐車場の保守点検改修費はかなりします。

・外部貸しでの収入確保や保守費用削減などなんらかの対策が必要です。


⑰長期修繕計画は、適時見直されていない

・建物の最新の劣化状況等に合わせて、見直し、修繕積立金の過不足がないか検討する必要があります。

・最低でも5年毎に見直すべきです。

・また、見直しの度に、修繕積立金の値上げが必要となっていませんか?計画の甘さがあります。


⑱管理会社の予算案が、毎年、前年度の踏襲となっている

・マンネリ化の傾向があります。

・経費削減やマンションのグレードアップなどの提案があってしかるべきです。


⑲3社以上の相見積を取ったことがない

・委託費や工事費が割高となっている可能性があります。

・3社以上の内、1社は組合独自に見積依頼すべきです。

・管理会社とのより良い緊張関係が必要です。

・管理組合としても、なんでもかんでも丸投げ状態は好ましくありません。


⑳管理会社と理事会の役割分担が明確でない

・管理会社としてどこまでやるか?(業務範囲・責任範囲)

・なんでもかんでも丸投げでなく、管理組合としてやるべきことは何か?

・より良い緊張関係構築のためには必要です。


㉑管理会社の担当者が頻繁に交代する

・同じ担当者が3年程度は担当することが望ましい。

・また担当者の担当する管理組合数は最大15組合が目安です。


㉒管理会社の担当者は月に1回も現場を巡回していない

・建物の現状、管理員や清掃担当者の業務実施状況把握等のためにも、現場巡回は大切です。