理事会・総会運営関連

理事会・総会の運営を充実したものとすることも、組合運営にとって最重要課題です。

充実することで、理事会役員・組合員の中から管理組合運営に興味・関心を持つ人が確実に増えてきます。


理事会議案内容の事前配布

理事会開催日の10日程前に理事会議案一覧と議案内容の検討資料などを事前作成配布するよにした。結果、理事会メンバーは事前に議案内容把握することができ、議論に参加できるようになった。

支援の背景

  • それまでは管理会社より配布されるのは、理事会当日であった
  • 配布資料に目を通している間に管理会社営業担当(フロント)から説明されるが、議案内容概要を理解するのが精一杯の状態だった
  • 内容理解するために、フロントや他役員メンバーとのやりとり時間ばかりが空費する状態だった
  • 結局十分な検討もなく、管理会社提案の通り承認されるだけの理事会であった

支援の内容

  1. 管理会社フロントに代わり、マンション管理士が理事会資料を作成し、事前配布した
  2. 理事会議事録もマンション管理士が作成するようにした

支援のポイント

  • 理事会役員の理解が深まるように、「分かりやすい」資料作りを心掛けた
  • 出来る限り、複数の提案を行い検討しやすいようにした

理事会議事録全戸配布

理事会議事録を全戸に配布するようにして、組合員が理事会(管理組合)でどのような事柄が起こり、検討されているのかを常に知ってもらうようした。このことで、組合員の理事会(管理組合)に対する信頼が高まり、興味関心を持つ人が多くなった。

支援の背景

  • 今までは、理事会議事録は理事会役員のみに配布され、組合員には配布されていなかった
  • また、議事録作成は管理会社営業担当(フロント)が行っていたが、作成は遅く、次回理事会直前に配布されていた。その内容も結果のみで薄く、議論の内容等は記載されていなかった。

支援の内容

  1. 理事会議事録作成はマンション管理士が行うようにした
  2. また、理事会役員だでなく、組合員全戸に配布するようにした

支援のポイント

  • 理事会開催後1週間以内に作成するようにした
  • 理事会承認を得た議事録は、理事会開催後2~3週間以内に配布するようにした
  • 内容も「分かりやすい」ものとし、議論の内容等も把握できる内容を心掛けた
  • 管理会社に支払っていた割高な印刷費用を節約するため、プリンターを購入し、管理員または理事会役員で印刷するようにした

情報提供と課題共有

マンション管理に関する情報提供や事例紹介を行った。その結果、目の前にある問題だけでなく、将来的な課題も共有するきっかけになった。

理事会役員・組合員もマンション管理に興味関心を示す人が増えた。

支援の背景

  • 管理会社からは、売上に結びつかないマンション管理に関する情報や他のマンションの事例紹介などの情報提供は一切無かった。

 

支援の内容

  1. マンション管理士より、不定期であるが、資料による情報を行った
  2. 時には、理事会の時間の一部を利用して質疑応答の時間などの時間もとった

支援のポイント

  • 目の前にある問題・課題だけでなく、近い将来に備えて検討すべき事柄の情報を心掛けた
  • 他のマンションに起きた事柄や解決方法などの情報提供も行うようにした

総会議案書の内容充実と事前説明会実施

総会議案書の内容を分かりやすいものとするとともに、事前説明会を実施した。議案に対する賛否を自ら考え、積極的に議決権行使を行ってもらえるようになった。

結果として棄権や無効票が減り、議決権行使数が増えた。

支援の背景

  • 一般的に管理会社が作成する総会議案書は、過去の総会議案書を流用して作成されており、分かりやすいものとはなっていない。
  • また、総会前の説明会を実施するところはない
  • 結果として、組合員の多くは、議案内容の十分な理解なく、議決権行使を行ったり、棄権している

支援の内容

  1. マンション管理士が総会議案書を作成するようにした
  2. 決算・予算報告資料などは、管理会社で作成する(別冊化)
  3. 資料配布時期を早める
  4. 事前説明会を開催する
  5. 事前説明会の質疑応答内容は議事録化して全戸配布する

支援のポイント

  • 総会議案書は、組合員にも分かりやすいものとなるように作成する
  • 管理会社作成資料にも補足説明を加えるなどして、分かりやすいものとする
  • 資料配布時期を早めるため、作成準備開始時期を早める
  • 事前説明会は可能な限り複数回行う
  • 事前説明会の質疑応答内容も議事録化して、できるだけ早く配布する

総会議決権行使書の書式変更

議決権行使書の書式を変更して、各議案に対する賛否を記入しやすくする。

結果として、議決権行使書の提出数が増えて、誤記入が少なくなり、無効票が減った、

支援の背景

  • ある管理会社の議決権行使書の書式が議案番号と賛否記入欄のみで、議案名称の記載なく、賛否記入がしづらいものであった
  • 結果として、議決権行使書の提出数が減り、誤記入も多く、無効票が多かった

支援の内容

  1. 議決権行使書の書式を変更し、作成した

支援のポイント

  • 議決権行使書の書式を工夫して、議案番号だけでなく、議案名称も印刷して、賛否記入をしやすくした
  • 出席票・委任状・議決権行使書の二重記入の取り扱いや、議決権行使書の賛否の2重記入・無記入の場合の取り扱いも印刷して、間違いの発生を少なくした

総会議決権行使の督促強化

議決行使の督促文を作成し、掲示板・エレベター内掲示・個別投函など複数回督促するようにした。結果として議決権行使数が増え、特別決議議案も審議未了とならず、審議できるようになった。

支援の背景

  • 多くの管理会社は、督促は1回だけのところが多い。
  • 結果として、議決権行使数不足で、特別決議議案が審議未了となるケースがあった

支援の内容

  1. 議決権督促回数を複数回として実行した
  2. 督促方法も掲示板・エレベター内の掲示、未投票組合員への文書投函・郵送など方法を変えて実行した

支援のポイント

  • 理事会役員に投票状況を逐一報告し、関心を持ってもらうこと
  • 掲示文書等には、議決権行使は組合員の権利であり義務であることを啓蒙する内容とした
  • 組合員にも投票状況を掲示文書などでお知らせし、注意喚起した

総会議決権行使集計表のEXCEL化

議決権行使状況を間違い少なく集計できるようにEXCELを作成した。

支援の背景

  • ある管理会社の営業担当(フロント)が手計算で集計していた
  • 総会終了後に集計ミスが判明した
  • 特別決議議案で可決とされていた議案は、実は否決されていたことが判明した

支援の内容

  1. 集計ミスが起きないように、EXCEL表を作成した

支援のポイント

  • EXCEL表の集計内容は、理事会役員、フロント、マンション管理士などと共有し、入力ミスに気づくようにしておく
  • 当日は原票との突き合わせも忘れずに実施する