実は区分所有法には、理事会について具体的な記述はありません。区分所有法には「管理者」を選任することができて、管理者は共用部分などの維持保全に行い、集会の決議を実行し、並びに規約で定めた行為をする権利を有し義務を負う。と統括責任者の役割を持つとされています。
理事会や理事会における各役員の役割については、国土交通省が定める「マンション標準管理規約」に具体的に記述されており、多くのマンションはこれに準じた管理規約を定めています。
それによると、理事長は管理組合を代表し、その業務を統括すると役割が定められています。また理事長は区分所有法に定める「管理者」に相当する旨、管理規約に定めている場合が殆どです。
副理事長は理事長を補佐し、理事長が事故などで役割を担えない場合は、理事長の職務を代理すると定められています。
理事は、理事長、副理事長と共に理事会を構成し、理事会の定めるところに従い業務を担当すると定められています。多くのマンションでは理事の中でも会計担当理事については、具体的に役職名を明記して会計業務の担当責任者として定められています。
その他の理事職については、各マンションの事情に応じて、建物設備修繕担当や防犯担当などを設置している場合もあります。各理事は理事会において各議案について意見を述べ検討し、理事会として意思決定に参加することになります。
監事は管理組合（理事会）の業務の執行及び財産の状況を監査し、その結果を総会に報告する義務があります。
また、不正を発見すれば、理事会に報告し、ありいは臨時総会の開催を招集することができます。
監事は理事会には出席しますが、理事会での議決権は持ちません。
管理会社の役割については、区分所有法にもマンション標準管理規約にもなにも定められていません。
マンション管理規約には、管理組合の業務をマンション管理業者等第三者に委託することができるとのみ記載されているだけです。
マンション管理適正化法に則り、国土交通省が定める「マンション標準管理委託契約」には次のように気述さています
①事務管理業務（基幹事務）・・・管理組合の会計業務、マンションの維持又修繕に関する企画又実施の調整
②事務管理業務（基幹事務以外）・・・理事会運営や総会運営の支援など
③管理員業務・・・管理員による受付・点検・立ち合い・報告連絡
④清掃業務・・・日常清掃・定期清掃
⑤建物・設備管理・・・建物の劣化状況確認、各種設備の保守点検整備
集会（総会）では、議決権行使総数の過半数の賛成で良い普通決議議案と議決権総数の3/4以上又は4/5以上の賛成が必要な特別決議議案の2種類があります。
※議決権行使総数の過半数とは、例えば100住戸あって、1住戸1議決権の場合で50戸が議決権を行使すれば、総会は成立します。議決権行使総数とはこの場合の50戸で、50戸の内の過半数即ち26戸以上の賛成があれば承認されます。
※議決権総数の3/4以上とは、例えば100住戸あって、1住戸1議決権とした場合で、75議決権の賛成が必要となります。26議決分が棄権されたらその議案は承認されません。4/5以上とは80議決権の賛成が必要となります。
ですから、建物を建て替える、エレベーターを新設する、規約を改正するなど特別決議議案の承認ハードルは非常に高いものとなります。
様々な異なる価値観や家族構成、経済的事情を抱えた人々が一つの建物・設備を共同利用して生活するにはルールが必要となります。
管理規約では基本的な原則を定めて、個別的な具体的事項、例えば注意事項、禁止事項、届出事項、承認事項などを定めたものが細則です。
例えば、「ペット飼育」をOKとするか、NGとするかは、管理規約で定め、OKとした場合のペット飼育に関わる注意事項、禁止事項、届出事項、承認事項などをペット飼育細則に定めます。
ちなみに、管理規約の設定・変更は特別決議事項で議決権総数の3/4以上の賛成が必要です。
細則の設定・変更は普通決議で議決権行使総数の過半数の賛成で承認されます。