月次報告と証憑書類

改正マンション管理適正化法により、管理会社が管理組合に毎月会計報告することが義務付けされています。

毎月の報告は法改正前から標準的であり、逆に月次報告をしていない管理会社でしたら一度、管理の質を見直したほうがよいかもしれません。

月次報告は、会計だけではなく、事務報告も行われているのが現状です。

1、マンション会計報告（貸借対照表、収支計算書、通帳の写し）

2、管理費等滞納状況報告（督促内容を含む）

3、区分所有者、入居者の入退居状況　(管理委託契約書では速やかに報告する旨の記載があります)

4、駐車場・駐輪場の契約・解約状況

5、緊急対応状況

6、建物・設備点検報告（報告期間に実施したもの）

7、建物・設備の不具合状況（見積を添付して）

8、管理組合懸案事項、管理会社依頼事項の進捗状況

9、その他報告事項（入居者からの問い合わせ等）

1、管理費・修繕積立費の処理

2、受け取り利息の計上

3、自動販売機手数料、資源ゴミ回収代金、基地局設置等の雑収入の入金

4、保険金の入金

1、現金で支払った場合

2、預金から支払う場合

3、預金から引き落とされた場合

4、理事・管理が立て替えて支払った場合

支払いの根拠となる請求書・領収書などの「証憑書類」についても、勘定科目ごとの発生日順に整理していきます。

本来は、支払いのつど、台紙に貼付して整理しておくことが最も望ましいのです。

しかし、後で他の理事がチェックしてもらう場合や、監事の監査を受ける際は収支計算書に記載されている勘定項目の順序に従って勘定科目ごとの発生日順に整理されているほうが確かめやすいので、支払い日時順に整理してしまうと調べにくいというデメリットがあります。

仕分けに出てくる順番に信憑書類を追っていくと、証憑の脱落や貼付の誤りを見つけやすくなります。

例えば、支払先と科目、内容、金額を一覧表にまとめて、これに対応する請求書または領収書に、一覧表と照合できるように同じ番号を記載して束ねておきます。

そして、集計表を理事長に提出し、確認のうえOKであれば集計表と振込金額受領書に理事長印を押印してもらう場合、科目順に請求書や領収書を並び替える場合には、いつ支払ったのか請求書や領収書を見ると、すぐに分かるように請求書や領収書の余白に支払い（清算日）を記入しておくとよいでしょう。

管理組合財産の毀損リスク回避のためにも、毎月の会計報告内容を証憑書類とともに、確認をしっかりやることがとても大事です。