管理組合運営（コミュニティ形成）関連

トラブル（住民間）対応のためにも、マンションの現状に合わせて、管理規約・細則の適正化、各種手続きの迅速化・簡略化、各種名簿整備、各種イベント実施などは必要です。

管理会社の営業担当（フロント）は、売上拡大につながらないこの手の問題にも積極的では、ありません。

分譲時の管理規約をほとんど改正することなく運用していた、築２０年のマンションがあった。

標準管理規約をベースにして、時代の変化、マンション居住者の構成変化に伴うニーズの変化を取り込み、全面更新を行った。

• 築２０年のマンションが分譲時に配布された管理規約をほとんど改正することなく運用していた
• その改正内容が、規約原本に正しく反映されていなかった
• 規約上はペット禁止であったが、ペット飼育を行っている住戸が一定数あったり、ペット飼育を望む声が他にもあったり、ニーズの変化が取り込まれていなかった

1. 管理規約改正についてのアンケート調査実施（取り込んで欲しいこと、変更削除してほしいこと）
2. アンケート調査をもとに、住民ヒアリング会を開催
3. 標準管理規約をベースにアンケート・ヒアリングの結果も反映した管理規約改正（素案）を作成し、これに対する説明会及び意見交換会を開催
4. 臨時総会を開催し、管理規約改正（案）を特別決議議案として提案し、可決承認
5. （新）管理規約を製本印刷し、全戸配布
6. 住民生活に直接関わる事項については、別冊資料を作成し、全戸配布（共用部・専有部の区分け、リフォーム工事、ペット飼育、駐車場・駐輪場契約など）

• ステップを踏み、慎重に進めた（住民参加度の高い、納得性の高い管理規約とするために）
• （新）管理規約を周知徹底する目的で、製本印刷し、全戸配布した
• 住民生活に関わる事項については、トラブル防止の意味を込めて、別冊資料とし全戸配布した
• 管理規約は最低でも１０年に一度の頻度で全面見直しを行うのが望ましい

築３０年超えのマンションで、現状にマッチしていない細則内容は改め、新たに必要となった事項については、トラブル防止のためにも早急に細則を制定しました。

• サッシや玄関ドアの不良改良を訴える住戸が増えていた、その場合の費用負担が問題となった
• リフォーム工事が増えていた、その場合の承認基準や手続が曖昧だった
• 駐車場の空き区画がふえていた、使用率アップのため２台目以降の駐車契約基準・料金体系が必要になった
• 防犯カメラを増設最新化したが、運用細則が無かった

1. 細則改正素案、新規改正素案を作成提案
2. 理事会で検討後、住民向け説明及び意見交換会を実施
3. 臨時総会を開催し、細則改正案等を普通決議議案として提案し、可決承認
4. 細則及び細則要点集を全戸配布

• ステップを踏み、慎重に進めた（住民参加度の高い、納得性の高い細則とするために）
• 細則を周知徹底する目的で、細則要点集を作成し、全戸配布した
• 理事会に、細則は毎年見直し、通常（定期）総会に提案することをルール化した

輪番制で交代する理事会役員向けに、引き継ぎ資料の意味を込めて作成した。新任理事はこれを見れば、どのようなことをしなければならないのかが分かり、積極的に理事会・組合運営に参加できるようになった。

• 新任理事からは、何をすればよいのかわからない。不安であるとの声があった
• 実際、理事会運営が滞りがちになる場面があった
• 前任理事からは、「自分たちがせっかくがんばってきたのに」と、新任理事に対して不安・不満の声があった

1. 検討のベースとなる運営マニュアル素案を作成
2. 素案をもとに、歴代理事長など理事役員にヒアリングを実施し、マンションの実情を反映
3. 理事会の承認を得て、第１版としてリリースし、新任理事に適用
4. １年経過後、理事会で検討し一部を修正をし、第２版としてリリース

• マンションの実情に合わせて作成したこと
• 継続的にバージョンアップを行うことをルール化した

理事会に文書管理の担当理事制度を創設。マンション管理士とともに、文書管理マニュアルを作成し、資料整理を継続的に進めた。

• 多くのマンションで、資料整理は行われていない。管理室内や倉庫に山積み近い状態で保管されている
• 理事会役員も任期中の資料を持っているだけ、管理会社も保管するだけで、分類整理まではしてくれない
• 過去の工事履歴な理事会議事内容など調べようとしても、わからない場合が多い

1. 理事会に文書管理担当理事を決定
2. 文書管理マニュアルを作成
3. マンション管理士、担当理事、管理員で文書整理を実施
4. 文書管理マニュアルを訂正後、管理員に業務引き継ぎ
5. 文書管理担当理事は適時に文書整理状況をチェック

• 一時的でなく継続的に文書整理を行う仕組み作りを目指すこと
• 工事履歴、修繕履歴はしっかり整理保管すること
• 不要書類（保存期限切れ・内容重複書類廃棄）を積極的に廃棄すること

組合員（区分所有者）名簿、居住者名簿、災害時要支援者名簿を一斉再作成、入退去時等の情報更新運用厳格化、５年毎の一斉再作成のルール化の３点を実施した。

• これも多くのマンションでは、古い情報のままとなっている
• 管理会社への委託業務内容の一つとなっている場合が多いが、実施されていない場合が多い
• 個人情報保護の風潮もあり、住民等の協力を得られにくい
• 但し、災害など緊急時にはこれらの情報は組合運営上、必要不可欠である

1. 理事会に必要性を提案
2. 情報記入用紙は個人情報保護の観点から最小限の情報収集項目に変更
3. 名簿作成に関する細則（入退去時の運用、５年後毎に最新化するなど）を作成
4. 通常（定期）総会にて議案提案し、可決承認
5. 情報記入用紙全戸配布し、各種名簿を一斉再作成

• 必要性を理事会・組合員・住民（賃借人も含む）に理解してもらうこと
• 個人情報保護の観点から、収集情報項目は最小限とすること
• 定例化するため名簿作成に関する細則制定したこと

マンションのコミュニティを形成、活性化するために、「コミュニティ専門委員会」を立ち上げた。

• マンションの住民間のつながりは、希薄であった。
• トラブル発生防止及び解決、災害発生時の助け合いなどの観点からもコミュニティは形成家活性化は必要
• 高齢化が進むマンションにおいては、高齢化対策としても重要

1. コミュニティ専門委員会を立ち上げ
2. コミュニティ専門委員会のメンバーを募集
3. コミュニティ専門医委員会の運営細則を作成
4. 通常（定期総会）で、コミュニティ専門委員会の運営細則を可決承認

• 理事会とは別組織として専門委員会を創設
• 委員の任期は3年としたが、留任もOKとした（コミュニティ形成活性化には、時間がかかり、メンバーにノウハウの蓄積が必要なため）
• 委員会に年間予算を割当、権限と責任を持って、各種イベント実行してもらう仕組みとした
• 地域の自治会組織と、行政組織との窓口となってもらうことにした

自治会加入は希望者のみ加入する仕組みに変更した。

• 区分所有者は自治会に強制加入であり、管理費会計から自治会費を支出していた
• 自治会加入は、本来任意加入であり、管理費会計からの自治会費支出は違法であるとのの裁判例もあった
• 区分所有者の多くは、自治会加入のメリットを感じていなかった

1. 自治会と交渉し、強制加入から任意加入の仕組み改めることの事前承認を得た
2. 自治会加入を任意加入とし、希望者から自治会費を管理費とは別に徴収する仕組みに変更することを総会に議案提案し、可決承認を得た
3. 自治会加入の希望者を募り、規模者から自治会費を年会費として徴収した

• 自治会加入を強制から任意とした場合のメリット・デメリットを説明すること
• 自治会とも誠意をもって交渉すること
• 任意加入とした場合の希望者からの自治会費徴収の仕組みを管理会社と協議しておくこと